Tämä tietosuojaseloste on samalla henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.
1. Rekisterinpitäjän nimi ja osoite
ICT-Academy -yhdistys Ry
Tikkumäentie 4, 20300 Turku
Yhdistysrekisteritunnus: 203.850
Y-Tunnus: 2397314-7
(jäljempänä ”Yhdistys”)
2. Rekisterinpitäjä
ICT-Academy
Tikkumäentie 4, 20300 Turku
info@ict-academy.fi
3. Rekisterin nimi
ICT-Academy -yhdistys Ry:n jäsenrekisteri
4. Tietojen käyttötarkoitus
Rekisteritietojen käyttötarkoitus on yhdistyksen ja yhdistyksen jäsenen välinen jäsensuhteen hoito ja ylläpito, sekä yhdistyksen toiminnan suunnittelu ja kehittäminen. Tietoja saatetaan käyttää asiakastiedottamiseen sekä nimettöminä yhdistyksen sisäisien tutkimuksien tekoon. Tietoja käytetään myös väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen.
5. Tietojen lähde
Rekisterin tiedot saadaan jäseneltä itseltään liittymisen tai tietojenpäivityslomakkeen yhteydessä.
6. Tietojen ajantasaisuus, oikeellisuus ja täydellisyys sekä tarkastusoikeus
Yhdistys saattaa tarkistaa tietojen oikeellisuuden. Yhdistyksen jäsen on velvollinen ylläpitämään jäsentietojen oikeellisuuttaan ilmoittamalla muutoksista jäsenrekisterin ylläpitäjälle (Katso kohta 2). Mikäli hallitus päättää lisätä jäsenrekisteriin ylläpidettäviä tietoja, tullaan nämä pyytämään jäseneltä seuraavan vuotuisen jäsenmaksun yhteydessä.
Asiakkaalla on myös oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut henkilötiedot henkilötietolain 26 §:n mukaisesti. Tarkistusoikeutta voi käyttää ottamalla yhteyttä Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäjään sähköpostitse (Katso kohta 2). Mikäli jäsen on alaikäinen, tarkastusoikeutta voi hänen puolestaan käyttää myös hänen edunvalvojansa. Yhdistys kuitenkin varaa oikeuden olla luovuttamatta rekisteristä tietoja edunvalvojaksi itseään väittävälle tilanteessa, jossa tietoja vaativa ei esitä henkilöllisyydestään ja suhteestaan jäseneen yhdistyksen edellyttämää näyttöä sekä tilanteessa.
7. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Henkilöjäsen
Asiakastiedot (pakolliset):
- Nimi
- Syntymäaika
- Postiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
Oppilaitosjäsen
Asiakastiedot (pakolliset):
- Oppilaitoksen nimi
- Postiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Yhteyshenkilö
- Yhteyshenkilön puhelinnumero
- Yhteyshenkilön sähköpostiosoite
Yritysjäsen
Asiakastiedot (pakolliset):
- Yrityksen nimi
- Y-Tunnus
- Postiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Yhteyshenkilö
- Yhteyshenkilön puhelinnumero
- Yhteyshenkilön sähköpostiosoite
8. Tietojen luovuttaminen ulkopuolisille
Yhdistys ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuoliselle taholle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa tutkimustarkoituksiin nimettöminä, ilman puhelinnumeroa sekä sähköpostiosoitetta. Tietoja luovutetaan myös poliisille esimerkiksi rikostutkintaa varten silloin ja siinä määrin kuin kulloinkin voimassa oleva laki edellyttää. Selvyyden vuoksi todetaan, ettei tietoja luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Tietojen poistaminen rekisteristä
Jäsenrekisteristä voidaan tiedot poistaa yhdistyksen voimassaolevien sääntöjen puitteissa (Kohta 4. Jäsenen eroaminen tai erottaminen). Lopullinen siivoaminen tapahtuu jäsenrekisteristä tietokantasiivouksen yhteydessä, jota yhdistys suorittaa kulloinkin voimassa olevan käytäntönsä mukaan.
10. Rekisterin suojaus (tietoturva)
Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus (käyttäjätunnus, salasana ja käyttöoikeustaso). Asiakkaan henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja yhdistyksen asioiden hoitamisen yhteydessä. Tällaisia henkilöitä ovat Yhdistyksen Hallitus sekä tekniset ylläpitäjät.